一歩差がつく仕事術

一歩差がつく仕事術:avanti(アヴァンティ)連載

2013年に連載させていただいた媒体が休刊になったため、サイトも閉鎖になりました。編集部に許可をいただき再掲させていただきます。

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その1 自分の仕事を魅力的に語る言葉を持つ

パーティや異業種交流会、女子会など人が集まる場所で、「どんなお仕事ですか?」と聞かれたときに、「普通のOLです」と答えたことはありませんか? これはとても残念。「普通」はとても不確定なものだからです。日々の仕事がルーチンワークであっても、きっとそれは名前のある仕事。例えば、「不動産関係の経理です」、「メーカーの営業アシスタントです」などです。そして、そこから「具体的にどんなことをしているんですか?」と会話が始まります。ただ、その会話をするためには、自分の仕事について魅力的に語る言葉を持たなければなりません。それは、自分の仕事について考えるきっかけになります。たとえ、表面的には似た仕事であっても、人それぞれ仕事のやり方や向き合い方は違うはず。それこそが、仕事を魅力的に語る言葉になります。自分の仕事に名前を付けて、自分の言葉で語ってみませんか。ただ、会社員としての守秘義務には注意してくださいね。

その2 お気に入りの名刺入れを

私は一時期、広報ウーマンなのに名刺入れを持たず、手帳に名刺をいれていたのですが、それがマナー的に失礼だと知り、その後は名刺入れを常に持ち歩いています。そして、名刺入れを選ぶときは必ず妥協せず気にいったものを探します。なぜなら名刺を自分の顔、それをいれるケースに自信がなければ、自分にも自信が持てないからです。さらに、名刺入れには会社の名刺をもちろん、プライベートな場で会った方にお渡しできる、プライべート名刺を入れておくことをおすすめします。それは会社の看板を外した時の自分を伝えるもの。名刺に何を書くか、どんなデザインにするかは、自分を表現する舞台だと考えて楽しんでみてください。

その3 want to doリストを作る

今回は、仕事の段取りについてお話したいと思います。私は会社員として働いていたときに、仕事の優先順位が付けられず困ったことがありました。その時に始めたのが「want to doリスト」を作るということです。to doではなくwant to do。その違いは仕事に対する思い。to doは「やるべき」ですが、want to doは「やりたい」です。仕事はやるべきものと考えてもる方いらっしゃると思いますが、生活の多くの時間向き合うもの。やりたいと思っていたいですよね。その方が、俄然モチベーションが上がりますし。だから、want to doなんです。方法は、とても簡単です。A4半分の紙(裏紙でもかまいません)に今日したい仕事を手書きで書きます。そして、終わったら消していくだけです。その日に出掛ける予定があれば、乗る電車の時間を書いたり、プライベートの買い物や思い付いた言葉、なんでも書いています。企画書を作る、リリースを作ると並んで、Aさんにお礼のメール、銀行に行く、醤油を買うまで、なんでも並べて書きます。この一枚があれば、抜かりなしということです。翌日には、新しい紙を新たに作ります。前日にできなかったことは再度書くので、優先順位が自ずと分かってきます。一度試してみてはいかがでしょう?

その4 タイムリーなメールの返信

仕事をするうえで、メールは欠かせない存在になっています。そのメール、いくつかのルールや礼儀、よりベストな使い方がありますね、そのなかで、今日はタイムリーな返信についてお話したいと思います。私が広報ウーマンだからなのかもしれませんが、いただいたメールは、優先順位を付け、できる限りいただいた日のうちに、返信することを心がけています。特に、媒体からの問い合わせは、先方が急いでいることも多く、タイミングを逃すと記事が掲載されるチャンスを逃してしまうからです。もちろん、資料を準備してから送ったほうが良い場合もありますが、まずは受け取ったことをお知らせし、いつまでに資料を送信すると伝えます。そして、返信したメールと未返信のメールが混ざらないようにメーラには済フォルダを作り、受信ボックスは未返信のメールだけにしています。ですので、理想は受信ボックスが空であることです。顔をあわせないからこそ、声を聞かないからこそ、タイムリーなメールの返信は大切。通常のメールであっても、メールを送ったときが送った人にとってはその話題が旬なとき。そこにすぐ返信がいけば話がまとまる可能性も高いはずです。

その5 「伝えた」ではなく「伝わる」を

「コミュニケーション」は、仕事をするうえで、とても大切なことです。仕事は一人でするものではなく、上司、同僚、後輩、そして、他社の方と一緒になって行うものだからです。複数の人が関わるときに行るのが、「伝えた」、「聞いてない」というコミュニケーションミスです。正直、私も何度か経験があります。しかし、広報の仕事をするようになって感じ、実感していることは「伝えた」ことではなく「伝わった」かどうかだということです。「伝わっていない」ことは、たとえ「伝えた」としても「伝えていない」と同じです。仕事は刻々と進んでいます。「伝えたのにやってくれてない」という時点で止まるわけにはいきません。結局「伝わる」まで言わなかった自分のミスと考えるようにしています。ですので、本当に大切なことは、しつこいくらい何度も言います。これは、メールを使った場合も同じです。メールという証拠が残っていたとしても、相手がそれを見ていなければ「伝わっていない」のです。返信が来て初めて伝わったと認識し、それでもギリギリにもう一度確認することもあります。人は忘れる生き物ですし機械ではありません。だから、コミュニケーションミスを「ゼロ」にすることはできません。だったら、いかに防ぐか、言い争って時間のロスをしないか、を考えるの先決です。

その6 時間は返せない

今日は時間について、お話させていただきます。時間管理術に関する本もたくさん出版されていますね。時間の使い方は、人それぞれです。人によって仕事がはかどる時間帯もそれぞれです。私の場合は、明け方から午前中が一番仕事がはかどる時間帯です。そんな訳でけっこう早起きです。朝活はしないのですが、朝、自宅で仕事をするのが好きです。そんな風に個人がどのように時間を使うかは自由。しかし、誰かと時間を共有するときは違います。一日24時間、一年365日は誰もが平等に与えらたものです。どう頑張っても増やすことがきません。ですので、共有する時間は、相手の時間を頂戴する時間。仕事でお会いする場合は、なんとなく会うのではなく目的をもって会うべきだと思っています。なぜなら、お会いした相手の方が、自分と会った時間に実りや得るものが何もなかった場合、相手に大変失礼だからだです。それは逆の場合も同等です。会った相手の話がまったく魅力的でなかった場合、時間泥棒されたような気持ちになるからです。お金は返すことができます。しかし、時間は返すことができないものです。仕事で誰かと会うときは、時間泥棒にならないようにしたいものです。もちろん、プライベートで友人と会うときは、無駄話も楽しいものですけどね。

その7 一人で行動する力をつける

学生と社会人、大きく違うことのひとつに「一人で行動することの必然性」があります。学生時代は、友達同士で一緒に何かをしたり、どこかへ行ったりすることが多いと思います。しかし、社会人になったら、先輩、後輩はいても友達はいません。出張には一人で行くこともあります。ただ、なかなか一人で行動することができない方がいらっしゃるよう。プライベートでは、友達と一緒というのもよいのですが、年齢を重ねるにつれて、それぞれの生き方を持つようになり、常に一緒にいることは難しくなります。ランチのお店、洋服を買う店、興味のある習い事など、一人で行動ができない場合、誰か同じ場所に行きたい、同じことをしたいという友達が現れるのを待つか、我慢して一緒に行ってもらうしかありません。それは、とても無駄なことです。一人というのは、淋しいことに思えるかもしれませんが、実はとても自由なこと。一人で決めて一人で行動することこそ、責任を取ることのスタートです。誰かのせいにしない、それは、とても大切なことです。仕事は根っこは一人でするものです。それが集まってチームになります。一人でも与えられた役割を果たせないとチームは崩れます。だからこそ、一人で何かをやり遂げる力をつけていただきたい、と思っています。

その8 Noには代案を

仕事に慣れてくると「この仕事は、このやり方でよいのだろうか?」という疑問が出てくるようになります。それは仕事に対して真面目に取り組み、より良い方法を考えているから起こること。とても良いことです。ただ、そういう疑問が起きたときは、上司に相談をするのが、会社という組織。「この仕事でこのやり方を続けてよいのでしょうか?」と確認をとりましょう。そして、その時に、持っておくべきものが代案。今のやり方よりも良いと思う方法を1つあるいは複数、用意する必要があります。その新しい方法にお金がかかるのであれば、その金額も調べたうえで、上司い相談すべきですね。そして、お金がかるのであれば、その金額と引き換えに時間や人件費がどれくらいカットできるかも想定できたなら、なお良いです。この例は、Noではなく提案ですが、Noという場合も同じ。ただ「できない」、「違う」というのは子どもがすること。社会人であれば、できない理由と代案、どういう方法ならできるのか? そこまでならできるのか? 誰ならできるのか? を必ず付け加える必要がありいます。Noということは勇気がいることですが、無理のYesと言って、あとでできないことの方が迷惑な話です。しかし、安易にNoをいうのも考えもの。「できない」は、時に単なる甘えになりますから。

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